Transmitir uma mensagem depende de vários fatores que vão além da linguagem utilizada. Muitas vezes o formato, o veículo ou até mesmo o horário podem interferir no alcance da informação e é pensando nisso que o BRCondomínio traz essas dicas para melhorar a comunicação do seu condomínio!
...é melhor ter a certeza de um canal seguro onde todos podem acessar ou visualizar a mensagem a ser passada.
A primeira coisa a se fazer é rever os principais canais de comunicação e como eles estão sendo utilizados. É importante saber os tipos de informação que estão sendo repassados e por onde, para que a mensagem seja transmitida de forma efetiva, é necessário pensar que algumas coisas são melhor tratadas com formalidade e outras podem ser transmitidas em um aviso simples. Como ocorrências direcionadas ou reclamações que envolvem a todos.
Evite grupos de Whatsapp para passar informações oficiais!
Os avisos podem se perder em meio às conversas dos moradores, então é melhor ter a certeza de um canal seguro onde todos podem acessar ou visualizar a mensagem a ser passada. Além disso, as mensagens se perdem em meio a conversas paralelas e não há certeza de quantas pessoas de fato receberam a informação, pois o Whatsapp tem a opção “marcar como lida” para qualquer conversa.
Faça pesquisas de satisfação e enquetes!
São ferramentas que podem ser utilizadas para saber se há falha de comunicação e também para envolver a comunidade em prol da melhoria. As perguntas podem ser diretas e apresentando opções inicialmente, até se criar uma cultura de feedback já que hoje em dia é mais difícil prender a atenção das pessoas com questionários longos e abertos. Não significa não dar voz aos moradores, mas facilitar os caminhos a se seguir dentre as opções que estão ao alcance da gestão. Por vezes os condôminos não sabem nem ao menos o que podem sugerir como melhoria, então cabe ao síndico desvendar as dores e apresentar opções de solução.
Tenha os documentos armazenados em nuvem.
Com o avanço da tecnologia o alcance se tornou muito maior e mais prático, facilitando o armazenamento e tornando acessível os documentos da gestão em um só lugar. Por vezes o processo burocrático para conseguir uma cópia em casos de extravio é demorado e cansativo, e em situações de urgência a falta de acesso a um documento específico pode custar caro. A vantagem de ter o armazenamento na nuvem é justamente o alcance que a informação proporciona, assim, você pode encontrar o que precisa e demonstrar transparência e confiança, facilitando o acesso de todos e economizando tempo.
Mostre a quem recorrer.
Os condôminos sabem onde fazer as ocorrências? Quem pode resolver seus problemas e a quem recorrer? Seja via livro de ocorrências físico ou digital, é vital demonstrar abertura e compromisso com os moradores. Saber que eles podem entrar em contato e qual o melhor meio para o tipo de tema a ser abordado, facilita não só a resposta mas também o trabalho da gestão. Portanto faça avisos, fale nas assembléias, mande e-mails avisando dos canais de comunicação a serem utilizados pelo condomínio e qual o cunho/aspecto de cada um.
Dica extra: Contrate o BRCondomínio!
Investir em um aplicativo vai modernizar o seu condomínio e torná-lo mais acessível, expandindo os canais de comunicação e aumentando o alcance da informação! Quer ter toda a praticidade das dicas anteriores em um só lugar? O app BRCondomínio tem exatamente o que você precisa, desde os informes diários até o compartilhamento de documentos. Entre em contato e saiba mais sobre o nosso sistema e nossas ferramentas.
Venha para o BRCondomínio e melhore já a sua comunicação!
