Assembleia de Condomínio: o que fazer antes, durante e depois

A Assembleia Geral Ordinária é o momento em que o condomínio para, avaliar o que foi feito, aprovar as contas, projetar o próximo ciclo e escolher quem seguirá conduzindo a gestão. É um processo anual tão tradicional quanto indispensável e, exatamente por isso, precisa ser encarado com método. Quando o síndico improvisa, as pautas ficam confusas, há questionamentos jurídicos, desgaste emocional e uma reunião interminável.

A seguir, você encontra um passo a passo detalhado do que precisa acontecer antes, durante e depois da AGO (Assembleia Geral Ordinária), explicado de forma direta para síndicos que têm pressa, mas não abrem mão da precisão.

1. Antes da AGO: a preparação que determina todo o resultado

A primeira etapa é organizar a parte financeira. O síndico precisa revisar os contratos de manutenção e serviços, checar reajustes, datas de vencimento e ver se vale negociar algum valor antes de montar o orçamento. Isso evita surpresas e deixa a previsão mais precisa. Ao mesmo tempo, a pasta de contas do ano anterior deve estar finalizada, auditada e enviada ao Conselho Fiscal com antecedência para que o parecer seja emitido sem pressa. Quando a documentação está clara, a assembleia avança com muito menos desgaste.

Com essa base pronta, chega o momento de construir a previsão orçamentária usando os gastos reais do último ano, somando inadimplência média, custos essenciais e manutenções que não podem ser adiadas. Também é fundamental incluir no planejamento as obrigações fixas do próximo ciclo, como a renovação do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), a limpeza da caixa d’água e a recarga de extintores. Esses itens são compromissos inevitáveis e precisam estar garantidos no orçamento.

Com a parte financeira pronta, o próximo passo é cuidar da parte jurídica. O edital precisa ser claro e direto, com todas as pautas obrigatórias bem explicadas e sem termos vagos. Um edital bem feito evita problemas e garante que todos entendam o que será votado. Se a assembleia for virtual ou híbrida, as instruções de acesso devem ser simples e fáceis de seguir, de acordo com o que a lei pede. A convocação também deve respeitar exatamente os prazos da convenção e ser enviada por mais de um meio, para garantir que todos recebam a informação.

Por fim, entra a etapa operacional. O síndico deve preparar a lista de presença, verificar inadimplentes atualizados, revisar procurações e organizar os materiais que serão usados no dia. Se houver participação online, é necessário testar plataformas, microfones, câmeras e a estabilidade da internet. Quanto menos improviso houver nessa fase, mais tranquila será a condução da assembleia.

Se o síndico estiver concorrendo à reeleição, deve preparar também sua apresentação de resultados e manter à mão todas as documentações em caso de questionamentos.

Condomínio forte nasce do diálogo. Quando moradores se sentem ouvidos, a gestão flui, os projetos andam e a convivência melhora. É assim que um ambiente pensado para todos realmente funciona.

2. Como o BRCondomínio simplifica essa preparação

Para que o síndico não se perca na papelada e ganhe agilidade no pré-assembleia, o BRCondomínio ajuda concentrando informações e automatizando etapas que consomem tempo. Em uma única área o gestor pode acessar documentos digitalizados, conferir históricos financeiros, emitir relatórios atualizados de inadimplentes e organizar as pautas com base em registros formais do Livro de Ocorrências Digital. O sistema também facilita o envio da convocação e centraliza a gestão. Esse apoio reduz ruídos, agiliza consultas e diminui o risco de falhas operacionais no dia da AGO.

3. Durante a Assembleia: a condução segura, firme e objetiva

O primeiro passo é abrir a lista de presença e garantir que apenas condôminos adimplentes assinem e votem. Se houver procurações, elas devem ser validadas no início, evitando contestações posteriores.

Com a mesa formalizada, inicia-se a apresentação das contas do ano anterior. O síndico deve expor os números de forma clara, destacando pontos críticos, variações de contrato e gastos extraordinários. Quando há parecer do Conselho Fiscal, ele deve ser lido ou projetado, dando transparência ao processo. Quanto mais objetiva for essa etapa, menor a chance de discussões paralelas.

Em seguida, é analisada a previsão orçamentária. O síndico deve explicar a lógica por trás dos cálculos, apresentar cenários, justificar reajustes e reforçar as manutenções obrigatórias do próximo ciclo. É importante manter o foco e evitar que o debate se transforme em renegociação de contratos, já que isso deve ocorrer antes da AGO.

Se for ano eleitoral, inicia-se então a votação para síndico, subsíndico e membros do conselho. Essa fase precisa ser conduzida com serenidade, principalmente quando o ambiente é polarizado. O síndico pode optar por votação aberta ou secreta, conforme a convenção. Em assembleias híbridas, é fundamental sincronizar votos presenciais e online para que todos sejam contabilizados de forma uniforme.

Ao final das votações, deve-se revisar cada decisão tomada, confirmar quóruns e registrar as deliberações com clareza no encerramento da ata. Uma boa leitura final evita retrabalhos e correções posteriores.

4. Depois da AGO: o pós-assembleia que garante validade e continuidade

O pós-assembleia é uma etapa crucial para transformar decisões em ações e proteger o condomínio juridicamente. A primeira responsabilidade é a elaboração da ata. O documento deve ser redigido com exatidão, descrevendo cada decisão, cada quórum e cada aprovação. Não é um relatório narrativo, e sim um registro formal. Uma ata confusa pode invalidar deliberações ou abrir espaço para contestações judiciais. Depois de redigida, a ata deve ser assinada pela mesa e guardada em local seguro. Em condomínios digitais, o armazenamento em nuvem facilita acesso e preservação.

Com a ata finalizada, inicia-se a etapa de execução. Tudo o que foi aprovado precisa se transformar em atividades concretas. Se houver mudança de síndico, inicia-se o processo de transição. Se os contratos foram renovados, reajustes precisam ser aplicados. Se o orçamento for aprovado, ele passa a guiar a administração no novo ciclo. Esse é o momento em que o síndico traduz o que foi decidido em rotinas diárias.

Em assembleias virtuais ou híbridas, pode ser necessário disponibilizar gravações ou relatórios complementares, seguindo o que foi definido pelos condôminos. Também é recomendável disponibilizar um resumo das decisões principais para facilitar a compreensão dos moradores que não compareceram.

O síndico deve aproveitar esse momento pós-assembleia para revisar seu planejamento do ano. A aprovação da previsão orçamentária fornece a base financeira que sustentará todas as ações seguintes. Quanto mais disciplinada for essa etapa, maior a previsibilidade da gestão.

Encerrada a reunião, o que fica é a sensação de comunidade. Transparência, proximidade e boa governança constroem um condomínio mais leve dentro e fora da sala.

5. Como o BRCondomínio apoia o pós-assembleia

Depois da AGO, o síndico precisa transformar decisões em ações rápidas. O BRCondomínio ajuda porque organiza tudo no mesmo lugar. A ata e os documentos aprovados ficam guardados em Documentos, e os registros de Votação permitem confirmar quórum e decisões sempre que for necessário.

As comunicações que precisam ser enviadas aos moradores podem ser feitas pelos Comunicados, sem depender de grupos paralelos. Os Relatórios mostram o andamento das tarefas e ajudam o síndico a acompanhar o que foi concluído e o que ainda está pendente.

Se a assembleia tratou de acessos, mudanças de controle ou ajustes de portaria, tudo pode ser monitorado na aba de Controle de Acesso. Já contratos renovados, orçamentos aprovados e materiais importantes ficam organizados em Contrato, e fotos de obras ou vistorias podem ser guardadas em Fotos do Empreendimento.

No fim, o pós-assembleia deixa de ser um amontoado de informações soltas. O BRCondomínio centraliza, registra e simplifica, para que o síndico execute o que foi decidido com menos esforço e muito mais segurança.

A AGO é o momento em que o condomínio reafirma sua identidade, ajusta rotas e planeja o futuro. Síndicos que tratam esse processo como um ritual estratégico, e não como um fardo administrativo, colhem reuniões mais produtivas, decisões mais maduras e moradores mais conscientes. E quando a tecnologia ajuda a organizar documentos, centralizar históricos e acelerar processos, o síndico ganha algo precioso: tempo.