Glossário do administrador: entenda os principais termos da gestão condominial

Administrar um condomínio é como gerir uma pequena cidade: existe uma legislação própria, orçamento, infraestrutura, demandas dos "cidadãos" (moradores) e muito jogo de cintura. Nesse universo, são muitos os termos que surgem no dia a dia do síndico, e às vezes, mesmo quem já está na função há anos se depara com jargões pouco claros.

Pensando nisso, criamos este glossário completo com os principais termos usados na gestão condominial em 2025. O objetivo é simples: ajudar síndicos, administradoras e moradores a se entenderem melhor e a fortalecerem uma administração eficiente, justa e transparente.

Assembleias e documentos fundamentais

Assembleia Geral Ordinária (AGO): Reunião anual obrigatória, onde são aprovadas as contas do ano anterior, o orçamento do novo exercício e, quando necessário, realizada a eleição de síndico e conselheiros.

Assembleia Geral Extraordinária (AGE): Pode ser convocada a qualquer momento para deliberar sobre temas urgentes, como obras, problemas de segurança ou alteração na convenção.

Edital de convocação: Documento que convida formalmente os condôminos a participarem da assembleia, informando data, hora, local e pauta.

Ata de reunião: Registro oficial das decisões e debates ocorridos durante a assembleia. Deve ser redigida de forma clara e assinada pelo síndico e pelos presentes.

Convenção condominial: Documento que rege as normas gerais do condomínio, estabelecendo direitos, deveres, critérios de rateio e funcionamento da gestão.

Regimento interno: Complementa a convenção, com regras sobre convivência, uso das áreas comuns, barulho, animais de estimação etc.

Participação e votação

Quórum: Número mínimo de presentes ou votos necessários para que uma decisão seja válida. Pode variar de maioria simples a dois terços, dependendo do tema.

Quórum livre: Quando não há exigência de número mínimo de participantes para deliberação, geralmente usado para discussões que não envolvem votações relevantes.

Maioria simples (ou maioria dos presentes): Corresponde a 50% mais um dos condôminos presentes na assembleia. É o quórum mais comum para deliberações cotidianas, como eleição de síndico e aprovação de orçamento.

Maioria absoluta (ou maioria do todo): Corresponde a 50% mais um do total de condôminos do condomínio, independentemente de estarem presentes na assembleia. Geralmente exigida para decisões mais relevantes, como aprovação de obras úteis.

Maioria qualificada: Quórum que exige uma porcentagem maior de votos do que a maioria simples ou absoluta, como dois terços ou até mesmo unanimidade. É comum para alterações na Convenção do Condomínio, obras voluptuárias (de embelezamento) ou outras decisões de grande impacto.

Unanimidade: Exige a aprovação de 100% dos condôminos. É um quórum raro e geralmente aplicado em casos muito específicos, quando previsto em lei ou na Convenção.

Voto de Minerva: Voto de desempate, geralmente dado pelo presidente da mesa em caso de igualdade de votos.

Procuração: Instrumento pelo qual um condômino pode ser representado por outra pessoa na assembleia, conferindo-lhe poderes para votar em seu nome. A Convenção pode estabelecer regras sobre o número de procurações que uma pessoa pode ter.

Quer entender de vez o que é AGO, ATA, convenção e outros termos da gestão condominial? Comece com o básico: informação!

Gestão e responsabilidades

Zelador: Responsável pela manutenção e bom funcionamento do prédio no dia a dia. Pode ser fixo ou terceirizado, dependendo do modelo de contratação do condomínio.

Inquilino / Locatário: Pessoa que reside no condomínio mas não é proprietária da unidade. Tem direitos de uso das áreas comuns, mas não pode votar em todas as assembleias, salvo autorização do dono.

Taxa condominial: Valor mensal pago pelos moradores para cobrir as despesas do condomínio.

Inadimplência: Falta de pagamento da taxa condominial. Pode gerar juros, multa e até ação judicial.

Fundo de reserva: Quantia acumulada mensalmente para cobrir imprevistos ou obras emergenciais. É uma segurança financeira para o condomínio.

Orçamento anual: Planejamento financeiro com previsão de receitas e despesas do condomínio para o próximo ano.

Despesas ordinárias: Gastos rotineiros com manutenção, salários, energia, água etc.

Despesas extraordinárias: Despesas pontuais, como reformas, troca de elevadores ou melhorias.

Controle financeiro e relatórios

Fluxo de caixa: Relatório que mostra toda entrada e saída de dinheiro em determinado período.

Balancete: Documento que apresenta as movimentações financeiras do condomínio, incluindo receitas, despesas e saldo final.

Extratos bancários: Documentos emitidos pelo banco com o histórico de transações da conta do condomínio.

Conciliação financeira: Conferência entre o que está registrado no sistema de gestão e o que consta nos extratos bancários.

Geração de remessa: Arquivo enviado ao banco com os boletos a serem emitidos ou cobrados.

Processamento de retorno: Arquivo retornado pelo banco com informações sobre pagamentos efetuados.

Emissão de boletos em lote: Ferramenta que gera todos os boletos de cobrança de uma vez, economizando tempo e evitando erros.

Homologação de boletos: Processo de validação junto ao banco para garantir que os boletos estão corretos e operacionais.

Prestação de contas: Apresentação dos gastos e receitas do condomínio aos condôminos, geralmente em assembleia.

 Saber os termos certos é o primeiro passo para se tornar um síndico profissional e respeitado.

Obras, manutenções e reformas

Obras preventivas: Evitam problemas futuros (impermeabilizações, manutenção de telhados etc.).

Obras corretivas: Resolvem problemas já identificados, como infiltrações ou rachaduras.

Obras úteis: Melhoram o uso do condomínio (instalação de cobertura na garagem, por exemplo).

Obras voluptuárias: Embelezamento, como cascata na piscina ou decorações sofisticadas.

Manutenção Preventiva: Realização periódica de revisões e consertos para evitar falhas maiores.

Vícios de construção: Defeitos estruturais oriundos da obra. Podem ser cobrados da construtora, conforme o prazo legal.

Estrutura e espaços

Área comum: Espaços compartilhados por todos os moradores: hall, garagem, corredores, salão de festas, piscina.

Área privativa: Espaço de uso exclusivo do morador, geralmente o interior da unidade.

Fração ideal: Porcentagem que cada unidade representa no todo do condomínio. Serve para calcular o rateio de despesas e o peso do voto em assembleias.

Segurança e portarias

Portaria física: Porteiro presencial controlando a entrada e saída.

Portaria autônoma: Sem porteiro. Os próprios moradores liberam o acesso.

Portaria remota: Controle feito à distância por uma central.

Controle de acesso: Sistemas de identificação, como biometria, tags, QR code ou reconhecimento facial.

Sistemas de segurança: Câmeras, alarmes, sensores de presença, cerca elétrica.

Comunicação e tecnologia

Comunicação condominial: Envolve murais, apps, e-mails e grupos. Deve ser clara, objetiva e registrada.

Gestão de reservas: Sistema para agendamento e uso de áreas como salão de festas ou churrasqueira.

Softwares de gestão condominial: Ferramentas que automatizam tarefas como cobrança, comunicação, reservas, leitura de consumo e muito mais.

Inteligência Artificial (IA): Usada em plataformas modernas para automatizar processos como leitura de medidores, envio de cobranças e análises financeiras.

Aplicativos de gestão: Soluções para celular que permitem ao síndico controlar a gestão de forma rápida e simples.

Aspectos legais e regulatórios

Legislação condominial: Conjunto de leis que regem o condomínio, com base principal no Código Civil.

Código Civil: Lei federal que traz os direitos e deveres do síndico e dos condôminos.

Projeto de Lei 4/2025: Proposta que altera pontos importantes do Código Civil sobre condomínios. Pode afetar regras de locação, obrigações legais e poderes da assembleia.

Ações condominiais: Processos judiciais movidos pelo condomínio, geralmente por inadimplência ou comportamento antissocial.

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): Regras para proteger dados pessoais dos moradores.

AVCB: Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros. Documento obrigatório que atesta a segurança contra incêndios.

Compliance: Conjunto de medidas para garantir que a gestão está seguindo a lei, o código ético e as normas internas.

Dominar o vocabulário condominial é essencial para tomar decisões com segurança, evitar mal-entendidos e fortalecer a gestão. Mais do que saber o que cada termo significa, é importante entender o impacto de cada um no cotidiano do condomínio.

Com as soluções certas, o síndico deixa de ser um "faz-tudo" e passa a atuar como um verdadeiro gestor. E para isso, conhecimento é o primeiro passo.

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